Compliance Richtlinien

1. Definition und Anwendungsbereich

Bei die_bauphysik bedeutet Compliance, dass wir uns an alle relevanten Gesetze, Regeln und internen Anweisungen halten, besonders in den Bereichen Ingenieurwesen, Datenschutz und Arbeitssicherheit. Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter:innen und die Geschäftsführung. Sie legt die grundlegenden Regeln für unser Verhalten innerhalb des Unternehmens, gegenüber unseren Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit fest.

2. Ziele

Diese Richtlinie soll verhindern, dass gegen Gesetze und interne Regeln verstoßen wird. Außerdem soll sie helfen, Verstöße aufzudecken und zu ahnden, insbesondere im Bereich des Wettbewerbsrechts. Ziel ist es, über die wichtigsten Verbote und Regeln zu informieren und klare Verhaltensregeln aufzustellen, um Verstöße zu vermeiden und das Vertrauen unserer Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter zu stärken.

3. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen

• sich an die Gesetze, Regeln und internen Anweisungen zu halten, die für ihren/seinen Arbeitsbereich gelten;
• in allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen fair, respektvoll und vertrauenswürdig zu sein;
• den Ruf des Unternehmens zu schützen und zu fördern;
• Interessenkonflikte zwischen beruflichen und privaten Angelegenheiten zu vermeiden;
• sich selbst und anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen;
• die Regeln zur Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und zum Datenschutz einzuhalten;
• Verstöße der Geschäftsführung gegen diese Richtlinie sofort zu melden;
• die Grundsätze der Nachhaltigkeit im Arbeitsalltag zu beachten.

Jede:r Vorgesetzte:r ist außerdem verpflichtet:

• Mitarbeiter:innen nur aufgrund ihrer Leistung zu beurteilen;
• dafür zu sorgen, dass diese Richtlinie in ihrem/seinem Verantwortungsbereich eingehalten wird.

4. Gleichbehandlung

Wir respektieren die Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte aller. Wir arbeiten mit Frauen und Männern verschiedener Nationalität, Kultur, Religion, sexueller Orientierung und Hautfarbe zusammen. Wir dulden keine Diskriminierung, Ausgrenzung, sexuelle oder andere Belästigung. Diese Grundsätze gelten für die Zusammenarbeit im Unternehmen und für das Verhalten gegenüber externen Personen.

5. Zusammenarbeit mit Geschäftspartner:innen und Dritten

• dass sie alle geltenden Gesetze einhalten;
• dass sie keine Korruption betreiben;
• dass sie die Menschenrechte achten und soziale Standards in der Lieferkette einhalten;
• dass sie die Gesetze gegen Kinderarbeit einhalten;
• dass sie die Regeln des internationalen Handels beachten;
• dass sie die Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter:innen schützen;
• dass sie die relevanten nationalen und internationalen Standards zu Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Datenschutz einhalten.

6. Interessenkonflikte

die_bauphysik erwartet von ihren Mitarbeiter:innen absolute Loyalität. Alle Mitarbeiter:innen müssen Situationen vermeiden, in denen ihre privaten oder finanziellen Interessen mit denen des Unternehmens in Konflikt geraten. Unvermeidbare Interessenkonflikte müssen der Geschäftsführung offengelegt werden. Im Zweifelsfall ist Rücksprache mit der Geschäftsführung zu halten.

Um Interessenkonflikte zu vermeiden, dürfen folgende Aufträge nur nach Genehmigung durch die Geschäftsführung erteilt, angenommen oder durchgeführt werden:

• Aufträge an oder von nahestehenden Personen (z.B. Ehepartner:innen, Verwandte, Freunde, private Geschäftspartner:innen);
• Aufträge an oder von Unternehmen, in denen nahestehende Personen arbeiten;
• Aufträge an oder von Unternehmen, an denen nahestehende Personen mit 5 % oder mehr beteiligt sind;
• Nebentätigkeiten für Wettbewerber;
• Nebentätigkeiten für Geschäftspartner:innen.

Nebentätigkeiten für Wettbewerber oder Geschäftspartner:innen bedürfen der Genehmigung der Geschäftsführung.

7. Einladungen, Geschenke und andere Vorteile

Mitarbeiter:innen dürfen grundsätzlich keine Vorteile für sich oder nahestehende Personen fordern, sich versprechen lassen oder annehmen. Geschenke oder Einladungen dürfen nur angenommen werden, wenn keine Gegenleistung erwartet wird. Der Vorteil muss im Rahmen üblicher Geschäftspraktiken liegen und darf nicht gegen Gesetze verstoßen. In Deutschland sind Geschenke im Wert von bis zu 35 Euro pro Person und Jahr an Geschäftspartner:innen erlaubt. Zusätzlich dürfen Werbegeschenke (Kalender, Kugelschreiber etc.) unter 10 Euro pro Stück verteilt werden. Maßgeblich sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

8. Verbot von Bestechung und Korruption

Um einen fairen Wettbewerb zu gewährleisten, sind Bestechung und Korruption verboten. Kein:e Mitarbeiter:in darf Bestechungsgelder annehmen, anbieten oder zahlen. Im Umgang mit Behörden ist besonders darauf zu achten, dass keine Zahlungen oder Vorteile angeboten oder gewährt werden, um eine Handlung zu beeinflussen. Es dürfen keine Wertgegenstände an Beamt:innen, Kund:innen oder Mitarbeiter:innen etc. übergeben werden, um einen Auftrag zu erhalten, Entscheidungen zu beeinflussen, eine Geschäftsbeziehung zu pflegen oder einen Vorteil zu erlangen. Aus den gleichen Gründen dürfen Mitarbeiter:innen keine Wertgegenstände annehmen.

9. Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Gesundheit

Alle Mitarbeiter:innen müssen an ihrem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze und Regeln zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz einhalten. Auch die Vorschriften zum Umweltschutz sind zu beachten.

10. Datenschutz

Zum Schutz der Privatsphäre gehört auch der Schutz personenbezogener Daten. Es werden nur Daten erfasst, die für betriebliche Aufgaben benötigt werden und gesetzlich erlaubt sind. Der Zugang zu diesen Daten ist auf die Mitarbeiter:innen beschränkt, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Das Gleiche gilt für Daten von Kund:innen, Geschäftspartner:innen und anderen Personen. Mitarbeiter:innen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, müssen sorgfältig damit umgehen und sicherstellen, dass diese Daten nicht verloren gehen, veröffentlicht oder missbraucht werden. Bei Fragen zum Datenschutz steht Herr Matthias Hecker zur Verfügung. Mitarbeiter:innen müssen ihre Passwörter schützen und dürfen diese nicht öffentlich sichtbar notieren.

11. Verhalten gegenüber Wettbewerbern

Das Wettbewerbsrecht und das Kartellrecht müssen beachtet werden. Es dürfen keine Informationen über Preise und Konditionen mit Wettbewerbern ausgetauscht oder abgesprochen werden. Auch Absprachen über die Aufteilung des Marktes sind verboten.

12. Hinweise auf Verletzung der Compliance-Richtlinie

Verstöße gegen diese Regeln können dazu führen, dass Mitarbeiter:innen, Kolleg:innen und die_bauphysik als Unternehmen Schaden nehmen. In schweren Fällen kann die Aufsichtsbehörde ein Bußgeld verhängen. Verstöße, die auch arbeitsvertragliche Pflichten verletzen, können zu Abmahnungen oder zur Kündigung führen.

13. Ansprechpartner:in | Compliance Beauftragte:r

Wenn Sie Compliance-Verstöße bemerken, informieren Sie bitte die Geschäftsführung (Herrn Matthias Hecker).